Byrokratian johtaminen

Ajatuksenvirtaa aiheesta Byrokratia

Modernit organisaation johtamisen mallit perustuvat orjien hallitsemisessa kehitettyihin toimintatapoihin. Näissä malleissa korostui tiukka kuri, kontrolli, systemaattisuus ja eriytetyt työtehtävät ja rutiini. Tämä on sinänsä ymmärrettävää, sillä suurilla orjaplantaaseilla tarvittiin tehokasta tapaa johtaa suuria määriä kouluttamatonta ja lähtökohtaisesti vastahakoista työvoimaa. Jotenkin kuitenkin ajatus siitä, että suuryritysten johtaminen perustuu orjien johtamisen perinnölle saa pohtimaan ylipäätänsä suurten organisaatioiden valtaa maailmassa ja yksittäisen työntekijän roolia niissä. Ennen oli plantaasiorjat, nyt heidän paikkansa ovat ottaneet palkkaorjat. Tästä tulee mieleeni viimeviikkojen uutiset Japanista, jossa on viimeaikoina sattunut ihmisiä puhuttaneita kuolemantapauksia ja itsemurhia, jotka ovat johtuneet liiallisten ylitöiden teettämisestä tai työkulttuurista joka painostaa ihmisiä omistautumaan palvelemaan työnantajaa.

Organisaatiokaavion muodostamiseen on puolestaan lainattu mallia armeijasta, jossa käskyjako on selkeä ja ohjeet tulevat ylhäältä alas. Tällaisissa organisaatiossa tiedon kulku ylhäältä alas on helppoa, mutta voisi näin armeijan käyneenä, että yksittäisen työntekijän on melko hankala saada viestiään menemään ylöspäin. Toisaalta tällaisen organisaation tehokkuudestakin voi olla montaa mieltä. Jos ainoastaan ylin johto on kykenevä tekemään päätöksiä, niin koko muu organisaatio on pysähdyksissä sillä aikaa, kun ylin johto päättää pitää pienen tuumaustauon etsiessään oikeaa ratkaisua käsillä olevaan ongelmaan.

Tarve työn maksimaalisen hyödyn ulosmittaamiseen on johtanut työn ja prosessien muuntamiseen mitattaviksi asioiksi. Tieteen avulla näitä mitattavia asioita on pystytty nopeuttamaan, tehostamaan ja kehittämään. On huomattu myös että työ tapahtuu sitä tehokkaammin, mitä paremmin yksilö osaa vaadittavat työtehtävät. On tarvittu siis koulutusta. Jostain olen ollut lukevinani, että modernin koulujärjestelmän yhtenä alkuperäisenä tavoitteena on kouluttaa tottelevaisia kansalaisia tehdastyön tarpeisiin. Tiukka kuri, kontrolli, systemaattisuus ja rutiini. Kuulostaako tutulta? Kyllä, lainasin hieman tekstin alun listaa orjien työn johtamisesta. Näitä asioita painotettiin myös varhaisissa moderneissa koulutusjärjestelmissä kun tarkoitus ei ehkä kuitenkaan ollut vielä tuottaa itsenäisesti ajattelevia yksilöitä vaan työvoimaa valtion ja suuryritysten tarpeisiin.

No mutta, mites se byrokratia? Kun kehitys kehittyi ja tietäjät tiesi lisää, niin huomattiin, että ihmiset saatiin helpommin tottelemaan kun heidän tottelevaisuutensa perustuu lojaalisuuteen järjestelmälle. Järjestelmää jossa selvästi eri hierarkiassa olevat toimistot/virat/yksiköt ottivat käskyjä ylemmiltään ja antavat käskyjä alemmilleen kutsutaan byrokratiaksi. Byrokratiassa Ihmiset tottelevat siis nimikettä, eivät henkilöä. Nimikkeen valta perustuu kirjallisiin sääntöihin ja lakeihin. Byrokratiassa erilaisten asiantuntijoiden rooli korostuu. Päätöksiä valmistellaan niissä toimielimissä, missä on niihin liittyvä asiantuntemus. Byrokratian isänä pidetään Max Weberiä, joka on sanonut että ”Ainut tehokas tapa johtaa suuria yrityksiä. Yritysten rakenne ajautuu vääjäämättömästi kohti byrokratiaa.”

Byrokratialla on kuitenkin nykyään jotenkin paha kaiku. Puhutaan siitä kuinka byrokratia on hidasta ja tehotonta. Byrokratian sanotaan myös olevan kallista. Menee aikaa hallinnointiin kun pitäisi olla jo tekemässä. Sanotaan että on liian paljon ihmisiä jotka istuvat kokouksissa ja liian vähän ihmisiä jotka tekevät oikeita töitä. Suomen nykyisen hallituksen ”Suomi nousuun” suunnitelmiin kuuluu kuulemma byrokratian vähentäminen. Tästä kaikesta voisi siis päätellä että byrokratiaa on nykyään ehkä liikaakin. Mene ja tiedä. Byrokratia on kuitenkin loppujenlopuksi pienen ihmisen puolella suojaamassa häntä päättäjien mielivallalta. Esimerkiksi Suomessa ihmiset eivät saa lääkäripalvelujaan tai työttömyyskorvauksiaan sen takia, että joku haluaa niitä heille antaa, vaan sen takia, että byrokraattinen järjestelmä takaa nämä oikeudet heille. Byrokratiaa on haukuttu siitä, että se on hidas muuttumaan. Mutta toisaalta byrokratia edustaa pysyvyyttä ja rationaalisuutta. Se ei heilahda hetkellisten mielipidevaihtelujen takia, vaan muutokseen vaaditaan tutkittua tietoa.

Lähteenä Clegg, Kornberger & Pitsis 2016. Managin & Organizations, sivut 437-516.